Bårdesø Vinlaug

Persondatapolitik for Bårdesø Vinlaug

 

Bårdesø Vinlaug har på sit bestyrelsesmøde den 14. april 2023 fastlagt følgende regler for behandling af persondata, således at Vinlaugets persondatabehandling er i overensstemmelse med EU´s General Data Protection Regulation (GDPR) og Datatilsynets regler.

 

A.

Bårdesø Vinlaug beder medlemmer om de persondata der er nødvendige for Vinlaugets daglige drift. Medlemmernes aflevering af disse persondata er en forudsætning for medlemskab og betragtes som samtykke til behandling af persondata i.h.t. nedenstående.

 

B.

Personnavne på medlemmerne

Fysiske adresser

E-mailadresser på hvert medlem

Telefonnumre på hvert medlem

Antal anparter pr. medlem herunder anpartsnumre

(disse data opdateres Jævnligt, bl.a. i forbindelse med kontingentopkrævning og nye medlemmer)

 

  1. Opbevaring og videregivelse af persondata

Kasserer har opgaven med at opdatere og gemme medlemsoplysninger.

Kendskab til persondata udover de under punkt B anførte datatyper. De under punkt B indsamlede persondata beror hos bestyrelsens formand samt kasserer, og videregives til bestyrelsens øvrige medlemmer, suppleanter og revisor ved behov herfor, samt til andre hvor dette er nødvendigt for foreningens drift.

 

  1. Offentliggørelse af persondata

Data som nævnt under B om medlemmernes navne, adresser og andre kontaktdata kan fremgå af referater fra generalforsamlingen, bestyrelsesmøder og i medlemsbreve fra Bårdesø Vinlaug. Medlemmers telefonnumre og e-mailadresser offentliggøres ikke systematisk for offentligheden af hensyn til at beskytte medlemmer mod uønskede henvendelser. Persondata af følsom eller rent privat karakter, som måtte komme til bestyrelsens kendskab, omtales ikke i de referater som bestyrelsen eventuelt offentliggør for medlemmer og andre, og bringes ikke på anden måde til offentlighedens kendskab.

 

  1. Billeder på internettet

Bestyrelsen ønsker at offentliggøre billeder på Vinlaugets hjemmeside – dog kun i forbindelse med aktiviteter fra vinmarken, f.eks. sociale arrangementer, beskæring/klipning af vinplanterne.

  • Billeder kan uden samtykke vises offentligt på Bårdesø Vinlaugs hjemmeside, når følgende er opfyldt!
  1. Legitime og harmløse og passende billeder af aktiviteter der er naturlige i forbindelse med Bårdesø Vinlaugs aktiviteter. Portrætbilleder må ikke offentliggøres uden samtykke. Er der tvivl skal der gives samtykke, hvilket fotograf er ansvarlig for. Personer der er på Bårdesø Vinlaugs hjemmeside kan kræve billede fjernet.

 

  • Billeder med samtykke.

Portrætbilleder på Bårdesø Vinlaugs hjemmeside og trykte foldere. Fotograf er ansvarlig for samtykke.

Hvis det viser sig på et senere tidspunkt at en eller flere personer på billeder fortryder deres samtykke skal billedet fjernes omgående og uden varsel.  Indsigelsen skal tilstilles formanden for Vinlauget. (Gælder ikke på trykte medier)

 

  1. Udsendelse af E-mails til medlemmerne

Når Vinlauget masseudsender en e-mail med informationer m.v. til alle foreningens medlemmer skal Vinlauget være opmærksom på, hvor modtagernes e-mailadresser angives. Da e-mailadresser ikke må opgives til øvrige medlemmer, skal modtagernes mailadresser angives i BCC feltet. Hermed undgår Vinlauget at udsende oplysninger om de øvrige modtageres e-mailadresser.

 

  1. Rettigheder for det enkelte medlem

- Retten til at få indsigt i sine personoplysninger

- Retten til at få urigtige personoplysninger berigtiget

- Retten til at få sine personoplysninger slettet når medlemmet er udmeldt og der ikke er verserende sager.

- Retten til indsigelse mod en behandling af personoplysninger

 

 

  1. Brugerstatistik fra Bårdesø Vinlaugs hjemmeside

Der indsamles forbrugsstatistik på Bårdesø Vinlaugs hjemmeside. Denne forbrugsstatistik er ikke personhenførbar.

 

  1. Dataansvarlig

Bårdesø Vinlaugs bestyrelse er ansvarlig for Vinlaugets  persondatapolitik og at reglerne  overholdes.

 

                     

 

 

  1. Kontrol

I forbindelse med revisors gennemgang af regnskabet kontrollerer revisor, at ovenstående regler overholdes.

 

  1. Tilkendegivelse

Dette regelsæt tilkendegives for Bårdesø Vinlaugs medlemmer og offentliggøres på Vinlaugets hjemmeside.

 

 

Besluttet på bestyrelsesmøde i Bårdesø Vinlaug den 14. april 2023.